Mostrando artículos por etiqueta: Comunidad Administrativos

Apreciada comunidad académica UDES

Desde el comienzo de la situación social derivada de la pandemia por el coronavirus, COVID-19, la Universidad de Santander aceleró y fortaleció sus dinámicas de formación profesoral, modernización tecnológica y adaptación académica y administrativa a una realidad que, si bien incierta, nos ha conducido por caminos de aprendizaje, solidaridad y apertura a nuevas posibilidades personales e institucionales.

Durante un poco menos de dos años el encuentro presencial, donde el color de la palabra, las expresiones, los rostros han sido mediadas por la tecnología, lo cual nos ha permitido adentrarnos en otros mundos, contactarnos con otras personas, con otras culturas, así como mantener, y no dejar de lado, una de las actividades que aún en tiempos de emergencia nos hace más humanos: la educación.

A la par con esto, el reencuentro físico como posibilidad de habitar el mundo de múltiples formas, no solo en la web, ha sido una prioridad institucional, que en no pocas ocasiones hemos tenido que sincronizar con una prioridad social como lo es la salud y, por tanto, el cuidado de los individuos y de la comunidad en su conjunto.

Desde hace varios meses, la Universidad de Santander viene habitando de nuevo sus espacios físicos, a partir de lo cual hemos podido encontrarnos no sólo para dictar clases, sino también para las actividades culturales, académicas y administrativas, es decir, para vivir y habitar de nuevo en los campus, sin perder en el horizonte los aprendizajes de estos últimos meses; de hacerlo, ello nos arrojaría a un riesgo de aislamiento y falta de adaptación con el entorno, y por supuesto con sus dinámicas.

En tal sentido, siempre respetuosos y atentos al cuidado personal y social, comprometidos con no olvidar los aprendizajes institucionales, pedagógicos, didácticos, culturales y administrativos de estos últimos meses, y respetuosos de las disposiciones nacionales y departamentales en materia de salud pública, la Universidad de Santander realizará a partir del primer semestre del año 2022 todas sus actividades docentes con la mayor presencialidad posible, disponiendo al tiempo de mecanismos para continuar con la disposición del uso de la tecnología, para los procesos de enseñanza y aprendizaje.

Invito a toda la comunidad académica, e incluso a aquellos actores sociales con los cuales nos relacionamos institucionalmente, a retornar a los campus universitarios, sin olvidar que lo vivido en los meses pasados hace parte de nuestra historia, así que no tenerlo en cuenta significaría, de alguna forma, anularnos a nosotros mismos y a nuestras posibilidades en el futuro.

Jaime Restrepo Cuartas 
Rector General

Con el fin de mejorar la atención a nuestros estudiantes y aspirantes, la oficina de Registro y Control Académico habilita como canal la línea de WhatsApp +57 322 7324892.

A través de este canal de comunicación, estudiantes y aspirantes a ingreso podrán resolver sus dudas referentes a procesos de inscripción, homologaciones, registros de notas, matrícula académica, entre otros temas relacionados al área.

De esta manera, la UDES invita a sus estudiantes y aspirantes a realizar sus solicitudes a través de este chat, indicando los datos personales básicos que facilitarán la atención a través de la búsqueda en nuestros sistemas.

Tenga en cuenta estas recomendaciones:

• Salude identificándose con nombre completo, código de estudiante (11 cifras), sede y breve descripción de lo requerido.
• Los horarios de atención son: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
• Las solicitudes son atendidas en orden de llegada y de acuerdo a su volumen.

La Dirección TIC, da a conocer el sitio web Sistemas de Información UDES, el cual agrupa los diferentes aplicativos desarrollados por el subproceso de Sistemas de Información. Este espacio resume la descripción y enlace de ingreso a cada uno.

Nuestra invitación es a usar los diferentes sistemas de información, como herramientas tecnológicas puestas al servicio de la comunidad UDES en apoyo de las actividades misionales.

Quedamos atentos a resolver sus inquietudes.

Cordialmente,

JOSE LUIS OLIVAR QUIN
Director TIC

Ext. 1800

La Secretaría General de la Universidad de Santander informa que la Política de Tratamiento de Datos Personales fue actualizada, cuyos aspectos relevantes se indican en la imagen a continuación. Para consultarla completa, ingrese aquí.

Así mismo, en cumplimiento de Ley 1581 de 2021, la Universidad especifica su Aviso de privacidad, mediante el cual ratifica su responsabilidad en el tratamiento de datos personales. Consulte el documento aquí.

Leer resolución.

El mejoramiento continuo en los últimos años en la Universidad de Santander ha sido el reflejo de las acciones diarias, que han permitido que los procesos y subprocesos sean competitivos para la satisfacción de nuestras partes interesadas. La mejora continua se ha convertido en un elemento fundamental en nuestra institución, incorporándose como una filosofía de vida.

El trabajo desarrollado por el Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, ha motivado a todos sus colaboradores, brindándoles estrategias y técnicas, así como el poder de decidir y actuar para realizar los cambios que se requieran en función de la mejora continua en sus procesos y subprocesos.

Además, se han tomado las ideas del personal que trabaja en la primera línea, es decir, quienes tienen contacto directo con las partes interesadas, creando un canal de comunicación que está en sintonía con las necesidades de cada uno, interviniendo para la mejora de los servicios prestados.

En las etapas para realizar las mejoras se ha planteado el ciclo conformado por el planear, hacer verificar y actuar, que ha sido establecido a cada uno de los procesos y/o subprocesos que están dentro del alcance del Sistema de Gestión VAF, donde se han podido identificar el conjunto de actividades, tareas o labores que serán objeto de transformación y mejoramiento. Una vez identificadas, estas se ejecutan de acuerdo a los planes elaborados por cada uno de los líderes en acompañamiento con sus equipos de trabajo. Al poner en marcha los planes de acción, se corroboran que todos los elementos que enmarcan cada una de las fases, sean cumplidas, y de allí se realizan análisis sobre la efectividad de las acciones realizadas.

Cada proceso y subproceso que enmarca el Sistema de Gestión de Calidad ha realizado esta gestión mediante el aplicativo de administración del SGC-VAF (KAWAK), en el que puede atender tanto las incidencias presentadas sobre PQRSF, como la creación de los planes de acción tomados, que conduzcan cada día a la mejora continua.

Las estrategias implementadas han dado lugar a la aparición de canales de criterios y opinión, que sirven como guías de evaluación y autoevaluación en la institución, destacando el buzón virtual de PQRSF, una de las herramientas más efectivas de recolección de información y retroalimentación entre las partes interesadas, que ha dado la oportunidad de compartir opiniones respecto a los servicios prestados por las distintas áreas y la experiencia en cada una de ellas. Este buzón se ha direccionado al módulo de servicio al cliente, donde se atienden cada una de las incidencias. Esta herramienta ha sido una aliada para los profesores, estudiantes, proveedores, personal académico administrativo y externos.

En consecuencia, el Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, ha podido comprobar el direccionamiento correcto de sus procesos y subprocesos con las auditorías internas destinadas al cumplimiento de los requisitos establecidos de calidad de acuerdo con la norma internacional ISO 9001:2015 y sus mejoras implementadas para la óptima prestación de servicios y satisfacción de las partes interesadas.

Durante las últimas semanas han circulado correos falsos a través de los buzones institucionales, catalogados como correo spam o phishing, que a simple vista parecen ser legítimos, pero que realmente han sido enviados por terceros con el propósito de robar sus credenciales y acceder a su información personal o institucional.

Este es el correo que está llegando, donde solo es necesario el clic del usuario para completar el objetivo del ciberdelincuente:

Definición de este tipo de amenazas y su funcionamiento

Para el Subproceso de Seguridad Informática es importante garantizar la seguridad de la información de la comunidad Académico-Administrativa de la Universidad de Santander, por ello, se da a conocer cómo funciona uno de los tipos de ciberataques (Phishing) más utilizado para el robo de credenciales de usuarios y secuestro de cuentas de correo por medio de suplantación de sitios web:

Si recibe uno de estos correos, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• La Universidad de Santander no envía correos solicitando que acceda a links para actualizar, recuperar o aumentar el espacio de su buzón institucional.
• Al recibir un correo sospechoso lo primero que debe hacer es revisar el remitente. Usualmente corresponden a remitentes de usuarios comunes con dominio de Gmail, Outlook, entre otros y no de entidades oficiales, incluso desde buzones de correos institucional (UDES).
• Al recibir un correo sospechoso repórtelo de inmediato al área de Seguridad Informática, mientras no reciba información de su procedencia, no acceda a links ni descargue documentos adjuntos, posiblemente contengan virus.
• Al confirmar la procedencia del correo sospechoso, si no es de su total confianza, proceda a eliminarlo desde la bandeja de entrada y papelera.

Los invitamos a atender cuidadosamente las recomendaciones, las cuales ayudarán a mejorar la protección de su información personal e Institucional.

Para mayor información o reporte de correos maliciosos, escriba a

Conoce los servicios que ofrece el proceso de Gestión de Comunicaciones para contribuir al posicionamiento y visibilidad de la Universidad, a partir de la gestión de los procesos de comunicación interna y externa con sus públicos de interés.

Estos 5 servicios aplican para toda la comunidad académico administrativa en sus campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar, y se definieron como parte de la incorporación recientemente del proceso de Gestión de Comunicaciones al Sistema de Gestión de Calidad (SGC) liderado por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera (VAF).

¿Cuáles son los servicios y en qué consisten?

1. Publicación y difusión en medios institucionales

Acciones de difusión de información, mensajes, campañas, eventos y noticias destacadas que son publicadas en el medio institucional correspondiente, ya sea de comunicación interna o externa, según el público al que vaya dirigido:

Medios internos:

• Publicación en boletines digitales internos como el Entérate, Flash Informativo y Agéndate.

Medios externos:

• Publicación o actualización en página web www.udes.edu.co
• Publicación en redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Youtube
• Publicación en boletines digitales externos: El Pensador, boletín de prensa y comunicado institucional

2. Reportería

Gestión periodística que se realiza a partir de un hecho, evento o acontecimiento que sea de interés para los públicos de la Universidad, por cuanto su difusión contribuye a visibilizar la gestión que se realiza institucionalmente:

• Cubrimiento periodístico
• Registro fotográfico para publicaciones en medios institucionales
• Redacción de noticia
• Gestión de freepress en medios externos

3. Gestión de eventos institucionales

Apoyo a los eventos de relevancia organizados por la Universidad o en los que participe, que involucren la asistencia del equipo directivo o autoridades académicas que requieren de la presentación y guía de un protocolo.

• Protocolo y maestro de ceremonias

4. Asesoría en comunicación

Acompañamiento y orientación en proyectos internos o externos que involucren un
componente de comunicación o visibilidad institucional.

• Revisión de contenido informativo o institucional

5. Producción audiovisual

Producción de contenidos audiovisuales como notas informativas para medios institucionales, que se elaboran a partir de un hecho o evento destacado de la Universidad.

• Grabación y edición de videos informativos para medios institucionales

Si quieres conocer más acerca de los servicios y los medios institucionales con los que cuentas para potenciar tu mensaje y que llegue a toda la comunidad UDES, conoce la guía de Servicios y Medios de Comunicación Institucionales COM-GU-001-UDES.

Ver guía COM-GU-001-UDES

La oficina de Logística de la Universidad de Santander informa que el servicio de transporte ya se encuentra habilitado con una frecuencia estimada de salida de 30 minutos, en el horario de 05:30 a.m. - hasta las 10:00 p.m. 

Este es el recorrido:

• Cementerio la colina
• Edificio la floresta: Piedras terraza
• Carrera 45 - calle 64
• Carrera 45 - calle 62
• Carrera 45 - calle 56
• Carrera 45 (parada metrolínea)
• Carrera 45 (parque)
• Calle 56 - carrera 36 (parque)
• Calle 56 - carrera 32-39 (parada metrolínea)
• Calle 56 carrera 29 (esquina)
• Carrera 29 - calle 55a
• Calle 55 - carrera 28 / calle 55a No. 28-31 (centro de rehabilitación)
• Calle 56 No. 28 - 56 (parada metrolínea)
• Carrera 33 (cafetería UDES)
• Carrera 33 (bahía San Pedrito)
• Carrera 33 (puente Conucos)
• Torres de monterrey bahía

 Valor pasaje: $1.900

Conforme a lo planificado, avanza el proyecto de ampliación del alcance del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera (VAF) con la incorporación de los procesos de Biblioteca y Gestión de Comunicaciones, y los subprocesos de Laboratorios, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

Los objetivos del proyecto se determinaron en atención a la recomendación de los pares académicos evaluadores que realizaron la visita de Acreditación Institucional en Alta Calidad, por una parte en lo correspondiente al factor 8 sobre procesos de autoevaluación y autorregulación en atención a la “necesidad de ampliar el alcance del SGC-VAF a otras unidades académico-administrativas”.

Y por otro lado, coadyuvar en el cumplimiento de la meta establecida en el Plan de Desarrollo Institucional 2019 - 2028, que contempla en el eje estratégico 3 “consolidar la relación de la Universidad con el entorno, en su línea de acción: servicios tecnológicos y de laboratorio, meta: 5 laboratorios certificados y/o acreditados, ofertando servicios al sector externo”.

El proyecto se estructuró a partir de la iniciativa de la Rectoría General de la Universidad y cuenta con el beneplácito de los líderes de las unidades académico-administrativas de las cuales hacen parte, el compromiso de los integrantes de los respectivos equipos de trabajo y con la experiencia del personal de Calidad Administrativa y Financiera; quienes participan activamente, toda vez que se asumen como corresponsables en la ejecución de este importante proyecto en todas sus etapas.

La culminación del proyecto está planificada para finales del año 2022 por lo que, coincidiendo con la auditoría de seguimiento al SGC-VAF por parte de ICONTEC, se solicitará la evaluación de la conformidad de estos procesos y subprocesos con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2015 para su respectiva certificación; además de Atención al Estudiante que ya hace parte del SGC-VAF, pero aún no se encuentra dentro del alcance de la certificación de conformidad por parte de ICONTEC e IQNet.

Este crecimiento del alcance del SGC-VAF evidencia la mejora que ha significado para los procesos y subprocesos que lo conforman. La implementación del sistema de gestión de la calidad, que está evolucionando consecuentemente a las directrices de la institución, brindan el respaldo necesario para el logro del éxito sostenido de la Universidad.

Para los procesos y subprocesos involucrados en este importante proyecto, dicha implementación les permitirá crecer en aspectos como mayor eficiencia, competencia del personal y sentido de pertenencia, gestión del proceso y subproceso, satisfacción de las partes interesadas y nivel de confiabilidad en los resultados; respaldados por la conformidad con los requisitos de un estándar reconocido internacionalmente como lo es la norma NTC-ISO 9001:2015.

Estas son las opiniones de los líderes de los procesos y sub proceso responsables del éxito de este proyecto, quienes se han mostrado decididamente convencidos del impacto positivo de su incorporación dentro del SGC-VAF:

• Diego Villabona Beltrán, director de Gestión de Comunicaciones: “la implementación de un funcional y consistente sistema de gestión de la calidad, se convierte en una decisión estratégica de la organización, que le permite la correcta toma de decisiones, no sólo para cumplir los retos que establecen sus clientes, sino también para aumentar su competitividad ante otras empresas, buscando consolidar un liderazgo en el sector al que pertenece y la mejora de sus relaciones con los públicos de interés”
• In memoriam José Edinson Loza Tibaquiva (q.e.p.d), director de Biblioteca: “entramos como un nuevo proceso al Sistema de Gestión de Calidad VAF, nos integramos a una política institucional planteada y asumida por la Universidad, la cual está inmersa en la adquisición de la calidad como un proceso permanente en el desarrollo institucional”.
• Pedro Elías Patiño Martínez, coordinador nacional de Laboratorios: “los procedimientos implementados o en proceso, son elaborados y ejecutados con base en el ciclo PHVA, lo que permite una organización que va desde el planear hasta la mejora continua”.

Si quiere conocer las entrevistas completas, consulte aquí cartilla del SGC-VAF, volumen 14, edición de julio a octubre de 2021.

“Nunca dejes que la duda te mantenga cautivo”, Roy Bennett

Los procesos y subproceso del Sistema de Gestión de Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera (SGC-VAF) han identificado las necesidades de información recurrentes de sus grupos de interés, relacionadas con los servicios, requisitos, los medios o recursos para la atención de solicitudes y otros temas diversos, que se han consolidado en una sección denominada Preguntas Frecuentes, disponible en el microsito web del SGC-VAF, sección Gestión del Conocimiento.

Las preguntas frecuentes son una guía que le ayudarán en la solución de inquietudes y le permitirán orientar convenientemente su solicitud para adelantar el respectivo trámite. Además, las preguntas frecuentes son un medio para compartir el conocimiento de los procesos y subprocesos, que ha sido adquirido a través del quehacer diario y la experiencia previa en la atención de solicitudes, que se han identificado como de interés general.

Consúltelas aquí