Aluna: la UDES presenta la plataforma que llevará sus datos a la toma de decisiones

Aluna App nació en la Universidad de Santander (UDES) para reunir información académica que sirve de apoyo a la gestión académica. Su nombre se inspira en el concepto Kogui de Aluna, relacionado con el pensamiento como origen y orden del mundo físico. Actualmente, la plataforma centraliza registros sobre aulas, uso de espacios y actividades de enseñanza, lo que facilita la consulta de datos, el análisis y la elaboración de informes.

La UDES presentó la herramienta el viernes 30 de octubre en el Auditorio Yariguíes, durante el encuentro Aluna: Del dato a la decisión, con la participación de directivos, decanos y directores de programas académicos.

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La jornada, convocada por Planeación Institucional, estuvo a cargo de José Alfredo Gutiérrez Contreras, coordinador de Inteligencia de Negocios. Durante la presentación, explicó cómo la plataforma facilita el seguimiento de los resultados institucionales y apoya el trabajo de las dependencias.

Los datos institucionales, en un solo lugar

Aluna integra diez módulos que conectan la gestión académica y administrativa: desde el registro de actividades y la organización de documentos hasta la elaboración de informes y el análisis de indicadores. La plataforma parte de una necesidad concreta: evitar que las dependencias tengan que recopilar los mismos datos cada vez que preparan un informe, atienden una solicitud o revisan sus resultados.

Su propósito es capturar la información una sola vez y reutilizarla en distintos procesos, con acceso según las responsabilidades de cada equipo.

Los diez módulos de Aluna y su estado. Imagen: Planeación Institucional, UDES.

Sus módulos abarcan desde la gestión documental hasta el seguimiento institucional.

UDrive organiza archivos, tablas e informes por bloques de trabajo; Programas en Cifras estructura datos y listados para los procesos del Consejo Nacional de Acreditación (CNA) y del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES); y Reportes Institucionales permite preparar y validar las plantillas SNIES por periodo.

Por su parte, Informes Institucionales reúne la información del informe anual de gestión de cada unidad.

El seguimiento a la planeación se articula mediante Indicadores de Impacto, que reúne fichas, metas y registros por programa y sede, y el Portal de Impacto, que permite consultar los resultados de cada unidad frente a sus metas. UDES en Cifras ofrece once informes con sus respectivos cortes y fuentes, mientras que el Monitor de alertas organiza las notas por corte y permite revisarlas hasta el nivel de grupo.

Aluna también incorpora herramientas para la operación cotidiana: Gestión Master canaliza solicitudes de actividades y su aprobación, y Pilo at Work funciona como asistente de escritorio para las oficinas. Así, la plataforma conecta la información que producen las dependencias con las tareas de reporte, seguimiento y análisis que necesitan realizar.

Los módulos tienen distintos niveles de avance: algunos ya están en uso, otros se encuentran en despliegue, preparación o pruebas. Su integración busca reducir tareas repetidas, facilitar la consulta de información y dar a los equipos una base común para revisar resultados y tomar decisiones.

Pilo: inteligencia artificial para estudiar, consultar y trabajar

Pilo, la inteligencia artificial de la UDES.

Pilo acerca la información de la UDES a las personas mediante consultas en lenguaje cotidiano. En Planeación Institucional, permite preguntar por las cifras y recibir respuestas que identifican la fuente y el periodo al que corresponden. También ayuda a explicar y resumir el contenido, facilitando su comprensión antes de utilizarlo en un informe o una decisión.

Su alcance se extiende a la enseñanza y al trabajo administrativo. Pilo U reúne los cursos de Moodle, el calendario y la consulta de notas, esta última en versión beta. Por su parte, Pilo at Work, todavía en pruebas, está orientado a apoyar a las oficinas en la redacción, síntesis y organización de documentos.

Cada herramienta tiene un alcance definido. Las respuestas y los borradores requieren revisión de quien los utiliza; las cifras deben poder contrastarse con su fuente. La aprobación de informes y las decisiones permanecen en manos de los responsables, y Pilo at Work no tiene habilitado el envío ni la eliminación de correos.

Lo que viene

Aluna avanza por etapas: algunos módulos ya están en uso, otros se encuentran en despliegue y otros continúan en pruebas. La meta es contar con un tablero de decisión por programa, con tendencias, comparaciones entre campus y metas.
Planeación Institucional compartirá más información con la comunidad UDES a medida que avance el despliegue de la plataforma.

 Escrito por: Planeación Institucional