Bolsa de empleo

Detalles:

Apoyar la realización de las diferentes actividades requeridas para el manejo del archivo y la administración de registros en Archivo Central y las relacionadas con el propósito del proceso, orientar y apoyar a los procesos y subprocesos académico-administrativos sobre la elaboración, organización y conservación de documentos según lineamientos establecidos.

Funciones:

• Alimentar bases de datos según de acuerdo a lo definido por el líder de Gestión Documental.
• Realizar seguimientos a las actividades de personal a cargo, según orientación del jefe inmediato.
• Supervisar el correcto desarrollo de las actividades de gestión de documentos del personal académico administrativo según orientación del jefe inmediato.
• Apoyar con la entrega de correspondencia recibida a las diferentes personas y dependencias, así como también los mensajes recibidos, según disposición del líder del proceso.
• Brindar apoyo logístico al proceso en la ejecución de reuniones y eventos.
• Preparar información de la cartelera, anuncios y eventos de la dependencia.
• Notificar encuestas para determinar satisfacción del servicio.
• Realizar visitas de verificación y orientación de transferencias documentales de forma concertada entre la oficina productora y Gestión Documental.
• Realizar labores de asesoría, capacitación, acompañamiento a personal en procesos/subprocesos/centros de trabajo en los aspectos del área de competencia.
• Recibir, verificar inventarios y registrar las transferencias documentales.
• Describir, rotular y ubicar las trasferencias documentales.
• Preparar documentación para la realización de procesos de digitalización.
• Recibir y verificar los inventarios físicos contra inventario documental en los procesos de digitalización.
• Realizar la digitalización de los documentos, utilizando las herramientas informáticas de la institución, según lineamientos del proceso y la organización.
• Ordenar los documentos físicos digitalizados atendiendo su estado original y devolverlos al productor o lugar de conservación dentro del Archivo Central.
• Notificar a la Dirección de Gestión Documental novedades en los registros físicos o digitalizados y atender las consultas relacionadas con la actividad que realiza.
• Las demás funciones que le asigne el jefe inmediato de acuerdo a su cargo.

Conocimientos específicos en:

Habilidades deseables: Disciplina, Habilidad social, planeación, Adaptabilidad.

Formación deseable:

Archivística.

Gestión Documental.

Herramientas Ofimáticas

Organización y administración de documentos.

Legislación documental.

Servicio al cliente.