Funcionarios de la UDES comprometidos con la Acreditación Institucional, se capacitan en Organización de Archivos de Gestión

La Universidad de Santander - UDES, está comprometida con la calidad de su equipo administrativo, es por esto que, con las Oficinas de Talento Humano y Gestión Documental, viene desarrollando una serie de capacitaciones enfocadas al mejoramiento de competencias y tratamiento adecuado de los documentos de archivo. 

La coordinadora de la Oficina de Gestión Documental Esperanza Rojas Rojas, resaltó la importancia de estas capacitaciones: “como toda la comunidad académica está enterada, estamos inmersos en un proceso de Acreditación Institucional que le apunta a la formación de nuestro equipo humano para la optimización de nuestros procesos; es por esto que debemos fortalecer las competencias con estos cursos en Organización de Archivos de Gestión. Igualmente, se promueve otro en Elaboración de Documentos Organizacionales para el semestre B-2016. Nos acompañan secretarias, auxiliares, pero también estamos convocando a coordinadores y a futuro, directores de programas académicos interesados en la apropiación del conocimiento, entendiendo que la documentación y sobre todo la información que contiene la documentación es de vital importancia para la organización”.

Estos Cursos son impartidos por el Sistema Nacional de Aprendizaje SENA, tienen una duración de 20 horas con talleres teóricos prácticos y son certificados para quienes asistan al 90% de las clases programadas los días lunes, martes y jueves en los horarios de 8:00 am a 12:00 pm.

Para la coordinadora de la Oficina de Gestión Documental “estas capacitaciones están incluidas dentro del Plan Institucional de Capacitación, por cuanto los conocimientos que se adquieren tienen injerencia en la mejora institucional.  La Oficina de Talento Humano quien convoca al personal a que participe activamente de esta formación complementaria, hará seguimiento de la participación dado que ha visto la necesidad de que los funcionarios se capaciten en el manejo documental”.   

En la actualidad la Universidad de Santander, tiene lineamientos institucionales en el manejo de documentos como: la correspondencia recibida y despachada, documentos devueltos, circular interna y externa, distribuidor interno, recorrido de correspondencia entre otras, que se pueden consultar en el sitio web www.udes.edu.co/gestiondocumental.

La temática proyectada para la capacitación durante el próximo semestre, está relacionada con la elaboración de documentos organizacionales. El contenido de este curso está orientado a formar en redacción de cartas, ortografía, presentación de informes y actualización en la normatividad de la elaboración de documentos.

“Todos estamos comprometidos con la Acreditación Institucional y esta es una manera de demostrarlo, propendiendo por la mejora institucional. Ahora podemos garantizar el proceso a la información, mejorar los tiempos de respuesta a nuestros usuarios internos y externos, y los lineamientos que estamos siguiendo le aportan a que la UDES sea reconocida por los altos estándares de calidad; por eso la invitación a participar activamente de los cursos de actualización en todo el tema documental, para que se pueda aplicar esa formación complementaria a nuestro entorno laboral”, concluyó Esperanza Rojas Rojas coordinadora de la Oficina de Gestión Documental.