Bolsa de empleo

Detalles:

Apoyar la realización de las diferentes actividades requeridas para el manejo del archivo y la administración de registros en Archivo Central y las relacionadas con el propósito del proceso, orientar y apoyar a los procesos y subprocesos académico-administrativos sobre la elaboración, organización y conservación de documentos según lineamientos establecidos.

Funciones:

• Alimentar bases de datos según de acuerdo a lo definido por el líder de Gestión Documental.
• Realizar seguimientos a las actividades de personal a cargo, según orientación del jefe inmediato.
• Supervisar el correcto desarrollo de las actividades de gestión de documentos del personal académico administrativo según orientación del jefe inmediato.
• Apoyar con la entrega de correspondencia recibida a las diferentes personas y dependencias, así como también los mensajes recibidos, según disposición del líder del proceso.
• Brindar apoyo logístico al proceso en la ejecución de reuniones y eventos.
• Preparar información de la cartelera, anuncios y eventos de la dependencia.
  Notificar encuestas para determinar satisfacción del servicio.
• Realizar visitas de verificación y orientación de transferencias documentales de forma concertada entre la oficina productora y Gestión Documental.
• Realizar labores de asesoría, capacitación, acompañamiento a personal en procesos/subprocesos/centros de trabajo en los aspectos del área de competencia.
• Recibir, verificar inventarios y registrar las transferencias documentales.
• Describir, rotular y ubicar las trasferencias documentales.
• Preparar documentación para la realización de procesos de digitalización.
• Recibir y verificar los inventarios físicos contra inventario documental en los procesos de digitalización.
• Realizar la digitalización de los documentos, utilizando las herramientas informáticas de la institución, según lineamientos del proceso y la organización.
• Ordenar los documentos físicos digitalizados atendiendo su estado original y devolverlos al productor o lugar de conservación dentro del Archivo Central.
• Notificar a la Dirección de Gestión Documental novedades en los registros físicos o digitalizados y atender las consultas relacionadas con la actividad que realiza.
• Las demás funciones que le asigne el jefe inmediato de acuerdo a su cargo.

Responsabilidades:

• Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha comunicado su jefe inmediato, previa autorización del Comité de Archivo.
• Clasificar, organizar, ordenar, describir y conservar los documentos derivados de su gestión en condiciones que faciliten su acceso y consulta en el tiempo, aplicando los lineamientos de Gestión Documental, definidos para Archivos de Gestión.
• Realizar la ordenación, depuración y/o clasificación documental.
• Cambiar las unidades de conservación que se encuentren en deteriorolas carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer material abrasivo (clips, ganchos, gomas, plásticos) de los documentos.
• Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes espacios asignados para el resguardo documental.
• Cumplir y aplicar con lo establecido en la documentación implementada en el proceso o subproceso al cual se encuentra adscrito.
• Revisar resultados de las actividades realizadas y realizar los ajustes necesarios para la conformidad según aplique atendiendo lo establecido por el proceso y la Institución.
• Mantener confidencialidad, integridad de la información y del estado físico de los documentos.
• Dar cumplimiento a los planes de trabajo.
• Informar al jefe inmediato en forma oportuna sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos o elementos de la dependencia.
• Conocer, observar, difundir en el ámbito de la competencia, el cumplimiento de la normatividad y lineamientos institucionales.
• Velar porque las operaciones y registros administrativos (que apliquen según procedimientos), se realicen en forma eficiente y con apego a las directrices que los rigen.
• Elaborar y presentar los informes o reportes correspondientes al objetivo del cargo y a solicitud del jefe inmediato u autoridad competente.
• Utilizar las aplicaciones informáticas que la dependencia o la institución tenga dispuesta para el manejo de la información.
• Participar en jornadas de capacitación y formación para actualizar conocimientos relacionados con normatividad y buenas prácticas en gestión de documentos.
• Dar trámite a la correspondencia del proceso con la debida reserva, oportunidad y orden consecutivo.
• Utilizar las aplicaciones informáticas y diligenciar los formatos que las empresas de mensajería contratadas por la Institución dispongan para el correcto despacho de la correspondencia, cuando aplique según disposición del líder de proceso
• Recibir y anotar la correspondencia y mensajes dirigidos a la dependencia.
• Redactar correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos solicitados por el jefe inmediato.
• Diligenciar formatos de órdenes, recibos, requisiciones de materiales, y demás formatos de uso de la dependencia.
• Atender y suministrar información a estudiantes (cuando aplique), personal de la Institución y público en general.
• Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la Institución, cuando les sea asignada esta actividad, o aplique según disposición del líder de proceso.

Conocimientos específicos en:

• Archivística.
• Gestión Documental.
• Herramientas Ofimáticas
• Organización y administración de documentos.
• Legislación documental.
• Servicio al cliente.